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シークレットキング

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この度株式会社サイコーは、日本環境協会よりエコマーク商品類型No506「機密文書サービスVersion1.0」の認定を頂きました。
この認定基準基準では機密文書の処理法別に、機密文書リサイクルに加え、副次的に発生する製紙原料とならない異物の再資源化や運搬時のエコドライブの推進などを評価して頂いてます。

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【基本方針】
サイコーの「機密書類リサイクルシステム」は機密書類の情報を引き取りから最終処分まで安心・安全に守り、リサイクルできるサービスです。
当社の仙台港資源化センター(仙台市宮城野区蒲生2-2-1)に当社トラックまたは宅配便を利用するか、直接お持込いただくことで機密書類を専用の処理施設で安全に破砕・リサイクルいたします。
安全対策としてはプライバシーマークを取得し、社内で方針や具体的手順を定め、個人情報保護を徹底しております。具体的な運用につきましては、お客様と協議をさせて頂き、ご要望をお伺いしてパーフェクトに機密を守ります。

契約書の締結

契約書の作成
基本的には当社の契約書フォーマットで契約締結。
但し、ご指定するフォーマットがある場合はこの限りではありません。
附属書類
必要に応じて、当社と専属スタッフによる誓約書の添付(写し)。

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セキュリティカードの発行

当社の専用セキュリティカード受取確認書で受取締結。
取扱いについての注意点などを明記。
セキュリティカードの有効期限
当社が発行するセキュリティカードの有効期限は設けません。
大切に保管、管理をお願いします。

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日程調整および搬出の準備

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  • ・お客様から機密書類をお受け取するところから当社搬入まで2枚の「セキュリティカード」で運搬車輌の電子錠を開錠・施錠。
  • ・お引取した機密書類は「セキュリティカード」を取り付け、専用カゴ台車にて完全区分。
  • ・お引取の現場は2機の庫内監視カメラで撮影、運搬経路はすべてGPSにて監視いたします。

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お客様「セキュリティカード」をご確認します

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専用車輌の電子錠を開錠

secretking_20契約時にお渡ししている「セキュリティカード」(お客様用)と、当社専属スタッフが所有するハンディターミナル及び「セキュリティカード」の情報が、合致した時点で専用車輌の電子錠が開錠となります。
※この時点で、はじめて専用車輌の電子錠が開き、積込可能な状態になります。

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庫内監視カメラで映像を記録

secretking_23積込作業中は、車輌に設置してある「庫内監視カメラ(2機)」が作動し積込作業の始まりから終わりまで監視(記録)します。庫内監視カメラは動体監視なので、動きに反応するシステムです。

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「機密書類」を「専用カゴ台車」ごとに管理

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完了後、速やかに施錠

お預かりした機密書類は、取引状況に合わせてその場で情報をハンディターミナルに入力管理し、入力した情報を管理本部に送信します。

(1) 段ボール個箱の入力
(2) 専用カゴ台車数の入力
(3) 専用車輌1台分入力、状況ごとに「引取専用セキュリティカード」で管理し、複数のお客様から収集できるシステムを構築。
その場で、ハンディターミナルで入力した情報をモバイルハンディプリンタで機密書類お預かり証(取引伝票)を発行します。
一度閉じた扉は、自動で施錠し専用施設まで開錠できません。

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  • ・お受け取りした機密書類は静脈認証による入退管理の専用施設へ搬入。
  • ・選別作業の後、二段破砕によって機密書類は解読不能に。
  • ・お客様のご希望により処理状況を目視または施設内モニターで立ち合い確認が可能。
  • ・施設内部の映像は6台のカメラで監視。ご希望のお客様には、その映像をリアルタイムでインターネット配信いたします。
  • ・破砕処理は外部から遮断された専用施設内で行い、処理の再委託を行うことはありません。
  • ・破砕は回収後、原則当日処理を行います。大量処理のため当日処理ができない場合でも外部から遮断された専用施設内で厳重に施錠保管を行います。
  • ・処理工程で見つかった異物については選別し、返却または法規制に従い処分させていただきます(別途費用が発生する場合があります)。
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静脈認証による入退出管理

専用施設に入る際には、静脈認証による入退室管理。
(専属スタッフのみ)

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「セキュリティカード」で電子錠を解除

secretking_16引取時に確認した情報(個数など)を、ハンディターミナルで再確認し、情報が合致した時点で、処理施設専用のセキュリティカードを使用し、専用車輌の電子錠が解除されます。荷降し時にも、庫内監視カメラが作動し監視(記録)します。
施設内部は、6台のカメラが常時監視しています。監視映像は当社の管理本部内に送り2台のモニターを通じ常時監視しております。

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破砕処理

機密書類の破砕処理工程のすべてを監視カメラで撮影。映像データはお客様にインターネットでリアルタイムにお届けします。(処理開始から終了まで)

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映像データ送信

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  • ・機密書類を処理後、処理証明書を発行。
  • ・お引取の現場は2機の庫内監視カメラで撮影、運搬経路はすべてGPSにて監視。

処理工程完了届

お預かりした機密書類の処理工程全てが終了した時点で、処理証明の発行及びGPSによる軌跡証明書を発行します。

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  • ・専属スタッフと保険加入(個人情報漏洩保険)により、お客様への満足度を120%へと向上。
  • ・お引取の現場は2機の庫内監視カメラで撮影、運搬経路はすべてGPSにて監視。

専属スタッフ

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専属スタッフを限定することで人的な機密性を高め、お客様からの信頼向上に貢献いたします。
専属スタッフとは機密書類処理専用の機密保持誓約書を締結しております。(必要に応じて提出可)
専属スタッフには社外の「仙台市個人情報セキュリティ研修」を受講させ、また社内でも定期的に専門教育を行っています。
教育を受けた専属スタッフにのみ「セキュリティカード」を発行しています。

■制服
警備員用の作業着をベースに、ポケットを縫付けて使用出来ないようにしている。
(引取時、処理施設内からの持ち運びが出来ないようにする)
携帯電話の持ち歩きも禁止。

■連携強化
警備会社との連携を強化すると伴に、専用施設内に動態監視システムを導入。

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<シークレットキングでお預かりした個人情報を含む機密書類の利用目的>

シークレットキングでお預かりした個人情報を含む機密書類は、解読不能に処理することを目的としており、処分するまでは漏洩等の事故がないよう適切に保管・管理いたします。

シークレットボックスについてはこちら

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